204
ANALISIS SISTEM
PENGENDALIAN
INTERNAL
DALAM OPTIMALISASI
SISTEM PEMBELIAN PADA PT. MULIA SAFETY SERVICE SURABAYA (Analysis of
Internal Control System in Optimization of Purchase System At Pt. Mulia Safety
Service Surabaya)
Mersiana Varia Juita
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Yapan Surabaya
Email; mersi.stieyapan@gmail.com
Abstract: This study aims to describe the application of the purchasing accounting
system in the company and evaluate the internal control system in the company's
purchasing accounting system. This research utilizes qualitative methods. The
scope of research conducted in this study is an evaluation of internal control in
the purchasing system at PT. Mulia Safety Service, which is located at Jl. Eastern
Silver No. 232, Surabaya. Total respondents were determined using the snowball
sampling technique—respondents who were selected to be key informants from
the information manager of PT. Mulia Safety Service, then continued to other
respondents based on recommendations from key respondents with assumptions
related to the research conducted. Meanwhile, data analysis was carried out by
collecting data, reducing data, presenting data, and analyzing data. The results
showed that the internal control system for the purchasing accounting system at
PT. Mulia Safety Service Surabaya is still not comprehensive. This is due to the
dual function of the purchasing department (purchase function and receiving
function) and the lack of document distribution (goods receipt form), which
should also be accepted by the accounting department. Therefore, some
improvements are needed. First, by creating a separate receiving section as a
reception function or by giving this authority to the inventory section, and
secondly, the receiving function also creates documents (goods receipt forms) so
that not only the purchasing and inventory departments receive them but also the
accounting department. This improvement is expected to optimize the purchasing
accounting system at PT. Mulia Safety Service Surabaya.
Keywords: Purchasing accounting system; internal control system
PENDAHULUAN
Dewasa ini dunia bisnis selalu beroperasi secara dinamis. Kenyataan menunjukkan suatu
kegiatan berbisnis tidak hanya berdiam di suatu tempat, melainkan terus berkembang. Hal
tersebut tentu tidak terlepas oleh berbagai macam aspek, secara interna, atau eksternal
yang dapat berpengaruh pada keberhasilan suatu bisnis. Terlalu tinggi nuansa persaingan
menjadi sebab pengelolaan perusahaan merumuskan perencanaan strategis bagi
kepentingan jangka pendek atau jangka panjang yang dapat berdampak pada tumbuh dan
kembangnya suatu usaha.
Keadaan internal suatu perusahaan menjadi suatu pertimbangan untuk masa depan
yang berhubungan dengan rencana perusahaan agar tidak diam dalam pasar bisnis, tetapi
melakukan pengembangan di dunia persaingan bisnis yang sehat. Pengendalian internal
merupakan strategi sebuah perusahaan yang memiliki pengaruh dalam mencapai tujuan
perusahan. (Mardia et al. 2021) menjelaskan pengendalian merupakan proses memberi
pengaruh atau menata suatu kegiatan suatu hal, kelompok, maupun sebuah sistem.
Sedangkan pengendalian intern berdasarkan penjelasan (Mardia et al. 2021) merupakan
strategi kelompok dan cara yang dipakai guna melindungi dan menjaga aktiva, memberikan
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
DOI: https://doi.org/10.53754/88
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
205
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-13
informasi yang pasti dan diyakini kebenarannya, melakukan perbaikan efisiensi, serta
memberikan dorongan agar regulasi yang dibuat manajemen dapat ditaati.
Perusahaan diharapkan mampu menjual produk bagus ditinjau berdasarakan kualitas
ataupun berdasarkan kuantitas dan dengan harga yang bersaing sehingga mampu
memperoleh laba yang tinggi. Selain itu, penjualan produk perusahaan diharapkan
mengalami peningkatan secara signifikan dari periode ke periode, sehingga dapat bersaing
dengan perusahaan sejenis. Guna mencapai laba yang tinggi, maka diperlukan perencanaan
yang tepat dan pengendalian internal yang bagus. Tanpa adanya struktur pengendalian
internal yang baik dan memadai, maka pengawasan atas penyimpangan-penyimpangan yang
mungkin terjadi sangat sulit dilakukan. Selain itu, peluang-peluang penyimpangan yang
mungkin terjadi dapat mengurangi efektifitas sistematika akuntansi yang telah diaplikasikan
dalam perusahaan, sehingga pada stadium selanjutnya, perusahaan belum bisa menuju
pencapaian yang sudah ditentukan. Kemungkinan yang terjadi adalah perusahaan sulit
bertahan terhadap persaingan yang ada. Maka dari itu, struktur pengendalian internal
diperlukan guna mencegah dan menemukan penyimpangan-penyimpangan yang mungkin
terjadi. Sebagaiamana yang diungkapkan oleh (Mardia et al. 2021), bahwa sistematika
pengendalian intern merupakan aturan dan langkah-langkah yang ditentukan dalam
melakukan penjaminan yang sesuai prosedur untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam sebuah perusahaan, didapati berbagai macam kegiatan, mulai dari pembelian
barang, penyimpanan barang di gudang, dan kemudian penjualan ke konsumen, seluruh
aktivitas tersebut dilakukan berdasarkan aturan langkah-langkah yang sudah disusun dan
diterapkan oleh pihak perusahaan. (Mulyadi 2015) menjelaskan langkah-langkah pada urutan
klerikal yang berkaitan dengan beberapa pihak perusahaan. Kumpulan prosedur-prosedur
inilah yang dapat membentuk suatu sistem, sebagaimana menurut (Mulyadi 2015), bahwa
sistem merupakan sistematika langkah-langkah yang terstruktur berdasarkan aturan dalam
menjalankan aktivitas-aktivitas utama perusahaan. Sistem inilah yang dapat berperan pada
operasional perusahaan. Oleh karena itu, sistem yang ada di perusahaan harus mampu
mendukung proses pengambilan keputusan, baik sistem informasi manajemen maupun
kumpulan informasi terkait akuntansi.
Berkaitan dengan sistematika pengendalian internal terhadap program akuntansi
sebuah perusahaan, suatu hal yang harus direncanakan yakni program akuntansi pembelian.
Menurut (Warren et al. 2005), pengertian program akuntansi merupakan cara dan langkah-
langkah dalam mendapatkan, memilah, menjabarkan, dan membuat laporan yang berkaitan
transaksasi yang dilakukan pihak perusahaan. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa
sistem akuntansi pembelian adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan,
mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai transaksi atau
kegiatan dalam sebuah perusahaan.
Program akuntansi pembelian sebagai suatu program yang cukup penting bagi
perusahaan. Program ini memerlukan perhatian yang cukup besar karena fungsi dari sistem
akuntansi pembelian (departemen pembelian) ialah memilih pemasok dan mengatur jangka
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
206
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
waktu pengiriman, sehingga berperan penting dalam menjaga stok persediaan di gudang dan
memperlancar proses penjualan barang dagang. Apabila didapati persediaan barang terlalu
banyak maupun sedikit, maka tidak akan menguntungkan perusahaan. Bila terlalu besar,
berakibat pada biaya penyimpanan di gudang yang tinggi. Sebaliknya, persediaan yang
rendah dapat berakibat pada proses penjualan yang tersendat atau bahkan terhenti
dikarenakan perusahaan terpaksa melakukan pembelian mendadak. Dampak lain terkadang
perusahaan melakukan pembelian dengan harga yang lebih tinggi dari seharusnya.
Masalah yang kemudian muncul dalam perusahaan yang telah memiliki sistem yang
teratur dan program pengendalian internal adalah apakah sistem tersebut telah berjalan
sesuai prosedur perusahaan atau dalam pelaksanannya terjadi peyimpangan-penyimpangan.
Pelaksanaan sistem yang tidak mengikuti langkah-langkah yang ditentukan pihak perusahaan
merupakan masalah yang memiliki dampak cukup besar bagi kelangsungan hidup
perusahaan. Apabila sistem yang telah ditetapkan oleh perusahaan tersebut tidak dijalankan
dengan benar, maka visi dan misi, tujuan, dan rencana strategis perusahaan tidak dapat
tercapai dengan baik. Oleh sebab itu, perusahaan menyadari pentingnya dilakukan
pengendalian internal atas pelaksanaan sistem yang telah diterapkan.
Cara terbaik untuk mengatasi permasalahan dalam penyimpangan pembelian barang
dagang adalah dengan menerapkan sistem pengendalian internal dengan efisien dan
memadai (Ariesta 2021). Penerapan sistem ini berhubungan dengan program akuntansi
pembelian perusahaan. Pengendalian yang memadai dapat meminimalisir adanya kekeliruan
maupun penyalahan aturan-aturan. Apabila suatu saat terjadi kekeliruan atau
penyalahgunaan, maka dapat diselesaikan dengan sistem tersebut. Selain itu, dengan
struktur pengendalian internal ini pula, perusahaan dapat meningkatkan tujuan yang
dhendak dicapai, terutama dalam ketepatan dan keefektifan sistem akuntansi pembelian
yang telah ditetapkan perusahaan.
Didapati penelitian terdahulu yang relevan dengan penelitian ini. Pertama,
(Septianty 2017). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi yang
diterapkan pada PT Wangsa Jatra Lestari sudah berjalan dengan baik. Hal ini
dibuktikan adanya dokumen-dokumen dan pencatatan yang lengkap. Hanya saja dalam
pengendalian intern adanya bagian yang merangkapan tugas yang dilakukan oleh bagian
gudang yang merangkap sebagai penerimaan barang. Kedua, penelitian (Gani 2021) dengan
hasil penelitiann bahwa prosedur sistem penjualan kredit perusahaan kurang baik karena
terkadang menerima pesanan menggunakan email pribadi dari Marketing. Sistem
pengendalian intern diimplementasikan pada PT. XYZ belum terlaksana dengan baik.
Kekurangan-kekurangan tersebut dapat dilihat secara bersamaan bagian tugas, serta tidak
adanya bagian kredit dan penagihan dan formulir yang digunakan oleh perusahaan, meskipun
ada penomoran dokumen tetapi tetap untuk kepentingan setiap bagian, sehingga
pertanggungjawaban dokumen sulit dilacak. Ketiga, penelitian (UTAMA and NURHUDA, n.d.)
dengan hasil penelitian bahwa penerapan sistem pengendalian intern kas pada PT.
Pegadaian (Persero) Cabang Medan Utama belum maksimal, hal ini bisa dilihat dari
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
207
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penilaian resiko, informasi dan komunikasi
serta pengawasan.
Dari ketiga penelitian terdahulu di atas, peneliti memberikan signifikansi bahwa
penelitian ini mengulas penerapan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan dan
mengevaluasi sistem pengendalian internal pada sistem akuntansi pembelian di PT. Mulia
Safety Sevice Surabaya. Fokus kajian penelitian ini berbeda dengan tiga penelitian
terdahulu.
METODE
Penelitian ini memanfaatkan metode kualitatif. Menurut (Moleong and Surjaman 1989)
merupakan rancangan penelitian yang menghasilkan informasi deskriptif dalam bentuk kata-
kata yang ditulis maupun lisan dan berasal dari responden penelitian yang ditentukan.
Kemudian ruang lingkup penelitian dilakukan pada evaluasi pengendalian intern pada sistem
pembelian di PT. Mulia Safety Service surabaya, yang beralamat di Jl. Perak Timur No. 232,
Surabaya. Adapun total responden ditentukan dengan teknik snowball sampling. Snowball
sampling adalah teknik penarikan sample dengan asal mulanya responden yang ditentukan
dengan acak dan memanfaatkan metode non-probabilitas (Martin 2017).
Teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Peneliti
melakukan observasi di lokasi penelitian PT. Mulia Safety Service surabaya dan mencatat
sistem pengendalian internal dalam perusahaan tersebut. Hasil observasi ini selanjutnya
dijadikan data penelitian. Kemudian responden yang terpilih menjadi informan kunci dari
informasi adalah manajer PT. Mulia Safety Service surabaya, seterusnya dilanjutkan kepada
responden lain. Dokumentasi juga peneliti lakukan sebagai bentuk penguat data-data
penelitian.
Analisis data dilakukan dengan pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan
analisis data (Sugiyono 2015). Adapun langkah-langkahnya adalah; 1) mempelajari struktur
pengendalian intern dalam sistematika pembelian yang berjalan pada PT. MULIA SAFETY
SERVICE; 2) mempelajari sistematika pengendalian intern dalam sistematika pembelian
dengan cara membandingkan antara struktur pengendalian intern pada sistem pembelian
yang berjalan dalam perusahaan sesuai konsep; 3) menarik kesimpulan mengenai
kelemahan-kelemahan yang terjadi di perusahaan; 4) mengevaluasi sistematika
pengendalian intern dalam sistematika pembelian yang berjalan.
PEMBAHASAN
A. Landasan teori
1. Pengendalian Intern dan Struktur Pengendalian Intern
Menurut (Mulyadi 2015) pengendalian intern merupakan serangkaian aktivitas yang
dilakukan pihak dewan komisaris, manajemen, serta anggota lain yang diatur guna
meyakinkan pihak-pihak terkait tiga macam hal yang dicapai yaitu; 1) ketepatan
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
208
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
laporan keuangan; 2) mematuhi aturan dan hukum yang sudah ditentukan; 3) efektif
dan efisien segala aktivitas.
Sementara itu, menurut (Romney et al. 2013), pengendalian intern merupakan
strategi kelompok atau cara dalam dunia bisnis yang dipakai dalam mengembangkan
aset, mengumpulkan informasi dengan tepat dan cepat, memberikan dorongan dan
melakukan perbaikan agar program dapat efisien, serta memberikan dorongan
berdasarkan aturan yang telah dibuat.
Sistematika pengendalian intern perusahaan memuat beberapa kebijakan dan
langkah-langkah dalam menyediakan penjaminan yang memadai bahwa keinginan
pencapaian perusahaan dapat dicapai (Bodnar and Hopwood 2010).
2. Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Pembelian
Pembelian adalah langkah-langkah penting bagi sebuah organisasi. Untuk itu
dibutuhkan suatu sistem pengendalian intern guna menjamin kondisinya. Pengendalian
intern yang sifatnya preventif atau detektif. Pengendalian preventif berfungsi
mengantisipasi ketidaktepatan maupun keliru dalam pernyataan, sedangkan
pengendalian detektif berfungsi untuk mengetahui ketidaktepatan maupun hal keliru
yang telah berlangsung (Bodnar and Hopwood 2010).
Lebih lanjut (Bodnar and Hopwood 2010) menjelaskan pengendalian pembelian
dimulai pada saat permintaan pembelian barang dagang dilakukan. Permintaan
pembelian dilakukan oleh bagian penjualan apabila di gudang tidak mencukupi untuk
melakukan proses penjualan. Dalam mengecek terkait barang dagang yang didapatkan
tidak ada kesalahan seperti yang diinginkan, maka dalam melaporkan data terima
perlu sesuai dengan pesanan yang sudah dibeli. Begitupun harga pada saat membeli
pesanan yang perlu dicocokan dengan harga yang tercantum pada faktur yang
diberikan dari pemasok. Sesudah menerima laporan atas barang yang dipesan, faktur
dari pemasok dibandingkan, maka perusahaan perlu mendata tersedianya barang yang
ada, serta mendata hutang dagang yang ada hubungannya dengan data akutansi.
Pengendalian dalam menjaga pembelian dapat dilakukan dengan pemisahan
tugas yang memadai. Pemisahan ini bertujuan untuk melindungi perusahaan dari
penyelewengan (Rachmad 2021). Apabila sesorang menjalankan dua fungsi tersebut
sekaligus, maka terdapat kemungkinan atau resiko yang besar, bahwa pihak ini
menetapkan aktiva bagi kepentingannya sendiri dan membandingkan data dalam
menghapus tanggung jawabnya. Pihak yang bertindak dalam otorisasi transaksi tidak
boleh memiliki wewenang dalam aktiva tersebut, karena dapat meningkatkan adanya
tindak penyelewengan dalam perusahaan. Wewenang dalam operasional juga
dipisahkan dari wewenang pembukuan dan menjamin agar informasi supaya tidak
memihak. Struktur organisasi meyeluruh suatu badan usaha juga dapat menyediakan
pemisahan tugas yang pantas.
Otorisasi yang sesuai dengan kegiatan maupun transaksi, yaitu ketetapan pada
aturan yang baik dalam bertransaknsi yang difatnya umum atau khusus. Otorisasi atas
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
209
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-10
transaksi pembelian dilakukan melalui persetujuan terhadap semua transaksi pada
jumlah yang sudah ditetapkan sesuai aturan.
Adapun dokumen dan catatan atas transaksi pembelian harus memadai.
Dokumen diberi nomor seri dan pre-numbered untuk memungkinkan pengendalian
pada kehilangan dokumen yang menjadi sarana dalam membantu menempatkan
dokumen bila dibutuhkan. Dokumen disediakan ketika transaksi berlangsung maupun
sesudah transaksi.
3. Evaluasi Pengendalian Internal Pada Sistem Pembelian Barang
Evaluasi program pengendalian internal dalam sistematika pembelian, sebagaimana
dikutip dalam (Mulyadi 2015);
a) Organisasi, sistem kelompok yang membatasi tanggung jawab dengan tegas.
1) Fungsi pembelian perlu dipisahkan dengan fungsi pendapatan
2) Fungsi pembelian perlu dipisahkan dengan fungsi akuntansi
3) Fungsi pendapatan perlu dipisahkan dengan fungsi penyimpanan barang
4) Transaksi pembelian perlu dijalankan pihak fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi pendapatan, fungsi akuntansi. Dalam bertransaksi tidak hanya dilakukan
keseluruhan oleh beberapa fungsi tapi oleh seluruh fungsi yang ada.
b) Program otorisasi dalam langkah-langkah mendata, program kewenangan, dan
langkah-langkah mendata dengan menyediakan penjagaan yang memada terhadap
kepemilikan kekayaan, hutang, penerimaan, dan akomodasi.
1) Surat permintaan pembelian otorisasinya dilakukan pihak gudang, yakni pada
stok yang tersimpa di gudang. Kemungkinan dilakukan pengguna barang,
apabila bisa dipakai langsung barang tersebut.
2) Surat order pembelian otorisasinya dilakukan pihak pembelian maupun pihak
dengan jabatan diatasnya
3) Data barang otorisasinya dilakukan pihak penerima barang
4) Catatan kas keluar otorisasinya dilakukan pihak akutansi atau pihak yang
berada diatasnya
5) Pendataan hutang berdasarkan catatan kas keluar dengan tambahan surat
order pembelian, pelaporan data barang serta bukti oleh pemasok
6) Pendataan pada kartu hutang dan pendaftaran catatan kas keluarotorisasi
dilakukan pihak akutansi
c) Penerapan yang profesional, penerapan kerja yang profesional pada saat
menjalankan tanggung jawab dan wewenang semua bagian dari organisasi.
1) Surat permintaan pembelian melakukan pencetakan sesuai dengan urutan
nomornya dan penggunaanya merupakan bagian pihak gudang
2) Surat order pembelian melakukan pencetakan sesuai dengan urutan nomornya
dan penggunaanya merupakan bagian pihak pembelian
3) Pendataan penerimaan barang dilakukan pencetakan sesuai dengan urutan
nomornya dan penggunaanya merupakan bagian pihak penerimaan
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
210
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
4) Pemasok ditentukan dengan tanggapan diskusi persaingan harga dengan
beberapa pemasok
5) Pemeriksaan barang yang didapatkan dilakukan pihak penerimaan apabila
pihak ini sudah mendapatkan tembusan surat order pembelian oleh pihak
pembelian
6) Pihak penerimaan melaksanakan pengecekan barang yang didapatkan berasal
dari pemasok dengan penghitungan dan penginspeksian barang dan dicocokkan
pada tembusan surat order pembelian
7) Dilakukan pemeriksaan harga, persyaratan dalam membeli, dengan meneliti
faktur yang diberikan pemasok dalam proses pembayaran
8) Data yang bermanfaat untuk membantu catatan hutang dengan periodik
direkonsiliasi pada rekening kontrol hutang pada buku yang tidak kecil
9) Faktur yang diberikan pemasok dibayar dilaksanakan berdasarkan ketentuan
pembayaran untuk mengantisipasi kehilangan kesempatan dalam mendapatkan
diskon
10) Data kas keluar dan dokumen yang berkaitan distempel “lunas” dilakukan pihak
pengeluaran kas sesudah ditransfer pada pemasok
B. Analisis Pembahasan
1. Sistem Pembeliaan Perusahaan
Dalam flowchart sistem pembelian, berawal dari bagian inventory yang membuat
formulir permintaan pembelian setelah mengecek gudang bahwa stok barang telah
mencapai batas minimum atau apabila ada permintaan dari bagian penjualan (sales)
dan jumlah stok tidak mencukupi. Kecuali untuk barang-barang tertentu, baru
dilakukan permintaan pembelian apabila ada order dari customer. Berdasarkan
kebutuhan tersebut, maka manager inventory membuat formulir permintaan
pembelian sebanyak rangkap tiga dan menandatanganinya untuk selanjutnya
ditindaklanjuti sesuai prosedur pembelian.
Formulir permintaan pembelian asli (lembar pertama) untuk bagian
purchasing, copy satu (lembar kedua) untuk bagian accounting, sedangkan copy kedua
(lembar ketiga) untuk peminta barang (bagian inventory).
Setelah diisi dan ditandatangani oleh manager inventory, formulir permintaan
pembelian asli (lembar pertama diserahkan ke bagian purchasing). Berdasarkan
formulir permintaan pembelian yang diterima dari bagian inventory tersebut, maka
bagian purchasing menghubungi supplier sesuai dengan yang tercantum dalam daftar
suplir untuk menanyakan tentang ketersediaan barang, harga barang, dan jangka
waktu pembayaran.
Informasi dari supplier kemudian dicatat pada formulir permintaan pembelian
oleh bagian purchasing. Kemudian formulir tersebut diserahkan kepada manager
purchasing untuk selanjutnya diperiksa kebenaranya (pemeriksaan ini berperan dalam
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
211
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-10
menentukan jumlah barang yang dibeli serta supplier yang terpilih dengan
mempertimbangkan hasil evaluasi supplier dari form penilaian vendor, dimana data
supplier dan harga bisa dilihat dari daftar harga dan daftar supplier). Apabila sudah
benar, maka manager purchasing memberikan otorisasi atau tandatangan formulir
tersebut. Namun bila belum benar, maka formulir tersebut dikembalikan kembali ke
staff purchasing untuk diperbaiki. Setelah manager purchasing memeriksa dan
menyatakan formulir permintaan telah diisi lengkap, maka proses selanjutnya bisa
dilaksanakan.
Formulir permintaan pembelian asli (lembar pertama) disimpan oleh bagian
purchasing untuk arsip. Berdasarkan formulir permintaan pembelian yang telah
dibuat, bagian purchasing membuat surat order pembelian kepada supplier yang telah
terpilih. Surat order pembelian dibuat rangkap tiga. Surat order pembelian asli
(lembar pertama untuk supplier, surat order copy satu (lembar dua) untuk bagian
accounting, sedangkan surat order pembelian copy dua (lembar ketiga) untuk bagian
purchasing yang kemudian disimpan sebagai arsip.
Hasil wawancara kepada manajer PT. Mulia Safety Service tentang adanya
suatu perubahan atau pembatalan pembelian, yang mana bisa disebabkan oleh pihak
perusahaan ataupun pihak supplier, maka diberlakukan ketentuan sebagai berikut;
a) Bila pihak perusahaan yang mengubah atau membatalkan pembelian, maka bagian
purchasing akan menanyakan ke pihak supplier apakah pesanan pembelian masih
bisa diubah atau dibatalkan. Bila masih bisa, maka dilakukan perubahan atau
pembatalan pembelian dan dicatat pada formulir permintaan pembelian. Namun
bila tidak bisa dibatalkan, maka dikonfirmasikan ke bagian peminta barang (bagian
inventory) bahwa pemesanan pembelian tidak bisa diubah.
b) Bila pihak supplier yang mengubah atau membatalkan pembelian, maka atas
perubahan atau pembatalan tersebut, bagian purchasing akan melakukan
pembelian kembali, kecuali peminta barang atau bagian inventory sudah tidak
membutuhkan barang tersebut (dengan membeli ke lain supplier).
Setelah bagian purchasing mengirimkan order pembelian dan tidak ada
perubahan atau pembatalan, maka minimal satu hari menjelang tanggal penerimaan
barang yang diorder, staff purchasing akan menghubungi supplier untuk mengingatkan
dan sekaligus menerima konfirmasi tentang kedatangan barang via telepon atau surat
elektronik. Setelah barang datang, maka staf purchasing melakukan cek fisik (merk,
tipe, jumlah dll.) untuk menetukan apakah barang yang datang sesuai dengan purchase
order. Jika sudah sesuai, maka staff purchasing menandatangani surat jalan dari
supplier dan menerima faktur. Namun jika tidak sesuai, maka staff purchasing atau
manager purchasing segera mengontak supplier untuk meminta konfirmasi
ketidaksesuaian dan jika perlu melakukan proses retur.
Setelah barang diterima, staff purchasing menginformasikan ke bagian yang
meminta barang (bagian inventory) bahwa barang sudah datang. Setelah bagian
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
212
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
purchasing menerima barang, maka bagian purchasing mengisi formulir tanda terima
barang rangkap dua yang kemudian yang asli diserahkan ke bagian inventory dan form
tanda terima barang copy satu (lembar kedua) diserahkan ke bagian purchasing
bersamaan dengan faktur diberikan oleh pemasok merupakan tanda terima bahwa
proses pembelian barang telah terpenuhi. Setelah formulir penerimaan barang dan
barang selesai diperiksa, barang kemudian disimpan oleh bagian inventory ke dalam
gudang penyimpanan. Setelah melakukan penyimpanan barang, staff inventory
melakukan pencatatan pada kartu stock dan untuk formulir penerimaan barang asli
disimpan sebagai arsip. Dengan demikian, bagian inventory menyimpan dokumen
berupa formulir permintaan pembelian copy dua (lembar ketiga) dan formulir
penerimaan barang asli (lembar pertama) sebagai arsip.
Dalam prosedur pembelian ini, bagian accounting menerima beberapa
dokumen antara lain, formulir permintaan pembelian copy satu (lembar kedua), surat
order pembelian copy satu (lembar kedua), dan faktur pembelian. Dengan diterimanya
dokumen-dokumen tersebut, maka bagian accounting melakukan pemeriksaan ata
dokumen-dokumen tersebut. Apabila semua telah sesuai, maka accounting mencatat
faktur ke dalam buku utang atas pembelian kredit yang telah dilakukan. Kemudian
dokumen-dokumen tersebut disimpan oleh bagian accounting sebagai arsip. Sedangkan
untuk bagian purchasing dokumen yang disimpan sebagai arsip yaitu, formulir
permintaan pembelian asli (lembar pertama), surat order pembelian copy dua (lembar
ketiga), dan formulir penerimaan barang copy satu (lembar kedua).
Untuk pembelian dengan nilai dibawah seratus ribu rupiah, maka prosedur
pembelian tidak berlaku, dimana kepala bagian masing-masing dapat melakukan
pemesanan pembelian dengan sepengetahuan bagian accounting.
2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Dalam Peningkatan Sistem Pembelian
Sistem pembelian merupakan sistem yang penting bagi sebuah perusahaan. Oleh
karena itu dibutuhkan suatu sistem pengendalian intern guna menjamin kondisi
perusahaan agar terhindar dari kesalahan-kesalahan yang tidak diharapkan yang
kemungkinan nantinya akan terjadi. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan
yang ditentukan pihak manajemen dalam pemberian penjaminan yang sesuai dalam
mencapai sebuah tujuan tertentu.
Pengendalian sistem pembelian dimulai pada saat permintaan pembelian
barang dagang dilakukan. Permintaan pembelian dilakukan oleh bagian inventory
apabila ketersediaan barang dalam gudang sudah menuju tingkatan minimal, yang
kemudian bagian inventory menginstruksikan agar pihak purchasing melaksanakan
proses pembelian untuk pengadaan barang dagang. Dalam melakukan pengecekan
kecocokan antara barang yang dikirim dan data yang sudah ditentukan apakah sudah
sesuai, maka seluruh formulir tanda terima barang perlu sesuai pada purchase order,
begitu juga dengan harga dalam purchase order perluk dilakukan pengecekan harga
yang dikirim dengan harga dari pemasok yang ada. Sesudah formulir tanda terima
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
213
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-10
barang, purchase order, dan faktur pembelian dicek, perusahaan kemudian mendata
dalam buku stok dan hutang dagang.
Hasil wawancara kepada manager menjelasakan, didapati tiga hal yang perlu
perhatian dalam proses evaluasi sistematika pengendalian intern dalam sistematika
pembelian perusahaan agar berjalan secara optimal. Adapun prosedur-prosedur
pengedalian intern dalam sistematika pembelian di PT. Mulia Safety Service yaitu:
a) Pemisahan Tugas
Sistematika organisasi dengan memilah tugas, kewenangan, dan tanggung jawab
setiap fungsi.
1) Pemisahan fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi. Pada sistematika
akuntansi pembelian, fungsi akuntansi dalam melakukan pendataan hutang.
Sedangkan fungsi pembelian yang melakukan transaksi pembelian dengan
pemasok bertujuan agar aset dalam perusahaan dengan penjaminan dengan
cermat dan ketepatan akuntansi.
2) Fungsi penerimaan yang dipilah dengan fungsi penyimpanan. Fungsi
penerimaan berkewajiban dalam penerimaan atau menolak stok barang yang
datang dari pemasok. Sedangkan fungsi penyimpanan barang berkewajiban
dalam menyimpan barang yang sudah mendapatkan persetujuan penerimaan
pihak fungsi penerimaan. Hal ini berfungsi agar dapat menjalin ketelitian dan
ketepatan informasi penerimaan barang dan stok yang sudah berada dalam
gudang.
3) Transaksi pembelian dilakukan pihak fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan, dan fungsi akuntansi. Ini berarti bahwa setiap terjadi transaksi
pembelian perlu dilakukan banyak pihak fungsi. Jadi dalam semua transaksi
yang terjadi, dilaksanakan kontrol internal antar fungsi yang terkait.
b) Otorisasi Transaksi dan Aktivitas yang Memadai
1) Formulir permintaan pembelian diotorisasi oleh kepala bagian inventory.
Transaksi pembelian didahului dengan diterimannya formulir permintaan
pembelian dari bagian inventory oleh bagian purchasing. Permintaan
kesetujuan dalam proses permintaan pembelian tersebut nampak dengan
diwujudkan tanda tangan otorisasi oleh kepala bagian inventory dalam surat
permintaan pembelian tersebut.
2) Purchase order dibuat dan diotorisasi oleh bagian purchasing setelah mendapat
formulir permintaan pembelian dari bagian inventory. Formulir permintaan
pembelian merupakan utama untuk bagian purchasing dalam melaksanakan
menambah stok yang diperlukan pihak perusahaan.
3) Surat tanda terima barang otorisasi dilakukan pihak bagian purchasing setelah
barang diterima dari pemasok.
4) Pencatatan hutang dilaksanakan pihak fungsi akuntansi. Timbulnya hutang yang
dicatat pihak fungsi akuntansi dicatat setelah surat order pembelian diotorisasi
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
214
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
oleh fungsi pembelian dan dikirim ke pemasok. Fungsi akuntansi memberikan
otorisasi catatan hutang dengan memberikan tanda tangan serta waktu pada
dokumen utama.
c) Dokumen dan Catatan yang Memadai
Dokumen yang dipakai pada sistematika pembelian yaitu surat tanda terima barang,
formulir permintaan pembelian, dan order pembelian. Untuk menjamin tercapainya
pengendalian intern maka dokumen-dokumen ini adalah kewenangan pada manajer
yang mempunyai hak dalam memakai formulir ini.
Berdasarkan hasil pemeriksaan peneliti terhadap prosedur pembelian di PT.
Mulia Safety Service Surabaya dapat diketahui bahwa ada beberapa kelemahan yang
perlu mendapatkan perhatian lebih lanjut, antara lain:
1) Terjadinya perangkapan fungsi yang dilakukan oleh bagian purchasing. Selain
sebagai fungsi pembelian juga merangkap sebagai fungsi penerimaan, dimana
seharusnya fungsi pembelian perlu dipisahkan dari fungsi penerimaan.
Pemilahan fungsi-fungsi ini dilakukan dalam membentuk pengendalian intern
pada pemberlakuan transaksi pembelian. Pada transaksi pembelian, fungsi
pembelian selain bertugas sebagai bagian pengadaan barang juga berkewajiban
untuk mendapatkan penjual terbaik yang dipercaya bisa menjadi pemasok
utama bagi perusahaan. Sedangkan fungsi penerimaan berkewajiban untuk
menerima stok yang dikirim oleh pemasok. Selain itu, perangkapan fungsi ini
berakibat pada pembuatan formulir tanda terima barang, yang seharusnya
dibuat oleh fungsi penerimaan barang namun dikarenakan tidak adanya fungsi
penerimaan sendiri, maka yang membuatnya adalah fungsi pembelian dalam
hal ini adalah bagian purchasing.
2) Bagian accounting tidak menerima formulir tanda terima barang dari bagian
purchasing. Sehingga dalam pencatatan, bagian accounting tidak mengetahui
apakah barang telah berada di gudang atau belum.
KESIMPULAN
Sistem akuntansi pembelian di PT. Mulia Safety Service Surabaya meliputi prosedur
permintaan pembelian, prosedur penawaran harga, prosedur pembelian, prosedur
penerimaan barang, dan prosedur pencatatan hutang. Secara keseluruhan sistem
pengendalian intern atas sistem pembelian barang di PT. Mulia Safety Service surabaya
cukup lemah. Hal ini dapat dilihat dari beberapa temuan berikut:
Bagian purchasing PT. Mulia Safety Service merangkap fungsi, yakni fungsi pembelian
dan fungsi penerimaan barang. Seharusnya fungsi penerimaan barang berdiri sendiri atau
dilakukan oleh bagian inventory, agar tercipta kontrol antara pembuat order pembelian
dengan pengesahan tanda terima barang.
Perangkapan fungsi yang dilakukan oleh bagian purchasing dapat berakibat pada
pembuatan formulir tanda terima barang, yang seharusnya dibuat oleh fungsi penerimaan
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
215
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-06 Approved: 2021-09-10
barang namun dikarenakan tidak adanya fungsi penerimaan sendiri, maka yang membuatnya
adalah fungsi pembelian dalam hal ini adalah bagian purchasing.
Bagian accounting tidak menerima formulir tanda terima barang dari bagian
purchasing. Sehingga dalam pencatatan, bagian accounting tidak mengetahui apakah barang
yang diorder telah diterima dan sudah berada di gudang atau belum.
Walupun sistem pengendalian intern di PT. Mulia Safety Service terbilang lemah,
namun masih terdapat beberapa kelebihan, diantaranya; 1) sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan telah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang
telah diotorisasi oleh bagian yang bersangkutan, sebagai contoh formulir permintaan
pembelian ditandatangani oleh manager inventory; 2) menggunakan formulir bernomor
sesuai tanggal, karena formulir atau dokumen ini merupakan alat untuk memberkan otorisasi
pada pelaksanaan transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan nomor urut ini dapat
menetapkan pertanggungjawaban atas terlaksananya suatu transaksi.3) setiap penerimaan
barang telah didasarkan pada surat order pembelian yang diotorisasi oleh manager
purchasing, begitu pula dengan pembuatan order pembelian yang didasarkan pada formulir
permintaan barang yang telah diotorisasi oleh bagian inventory.
Perangkapan fungsi yang terjadi pada bagian purchasing dan kurangnya distribusi
dokumen yang seharusnya diterima oleh bagian accounting mencerminkan pengendalian
intern yang masih belum komprehensif dan cenderung lemah, sehingga dapat merugikan
perusahaan di masa mendatang. Oleh sebab itu, diperlukan perbaikan pengendalian intern
pada sistem pembelian agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan.
BIBLIOGRAFI
Ariesta, Deby. 2021. “Efektivitas Pengadaan Barang Dan Jasa Melalui E-Catalogue Di Kecamatan
Kebayoran Lama Kota Administrasi Jakarta Selatan Provinsi DKI Jakarta.” Ascarya:
Journal of Islamic Science, Culture, and Social Studies 1 (2): 156–72.
https://doi.org/https://doi.org/10.53754/iscs.v1i2.26.
Bodnar, G H, and W S Hopwood. 2010. Accounting Information Systems. Prentice Hall.
https://books.google.co.id/books?id=ZYccPwAACAAJ.
Gani, Alcianno G. 2021. “SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT XYZ.”
JURNAL MITRA MANAJEMEN 12 (1): 99–112.
Mardia, M, R Tanjung, A Karim, M Ismail, E B Wagiu, E Sudarmanto, S Supitriyani, J I
Sihotang, and E O P Damanik. 2021. Sistem Informasi Akuntansi Dan Bisnis. Yayasan Kita
Menulis. https://books.google.co.id/books?id=KmkbEAAAQBAJ.
Martin, O. 2017. Metode Penelitian Dalam Ilmu Sosial. CreateSpace Independent Publishing
Platform. https://books.google.co.id/books?id=0lygswEACAAJ.
Moleong, L J, and T Surjaman. 1989. Metodologi Penelitian Kualitatif. Remadja Karya.
https://books.google.co.id/books?id=YXsknQEACAAJ.
Mulyadi. 2015. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba.
Rachmad, Ari. 2021. “Pengaruh Aspek Manajemen Keuangan Daerah Terhadap Transparansi
Pengelolaan Keuangan Daerah Di Lumajang.” Ascarya: Journal of Islamic Science,
Culture, and Social Studies 1 (1): 74–95. https://doi.org/10.53754/iscs.v1i1.13.
Romney, M B, P Steinbart, J Mula, R McNamara, and T Tonkin. 2013. Accounting Information
Systems.
Always
Learning.
Pearson
Australia.
https://books.google.co.id/books?id=ncyTNAEACAAJ.
Septianty, Vitra Nurul. 2017. “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Dan Pengendalian Intern
Dalam Pembelian Bahan Baku Secara Kredit Pada PT. Wangsa Jatra Lestari Di
ASCARYA
Vol. 1 No. 2 (2021): Islamic Science, Culture, and Social Studies
216
Received: 2021-08-03 Revised: 2021-09-08 Approved: 2021-09-13
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0
Kartasura.” Institut Agama Islam Negeri Surakarta, 1–141.
Sugiyono. 2015. Metode Penelitian Kombinasi. Bandung: Alfabeta.
UTAMA, PEGADAIAN PERSERO CABANG MEDAN, and NAOMI NURHUDA. n.d. “ANALISIS SISTEM
PENGENDALIAN INTERN KAS PADA PT.”
Warren, C S, J M Reeve, P E Fess, A Farahmita, and T Hendrawan. 2005. Pengantar
Akuntansi: Buku 1. Pengantar Akuntansi: Buku 1. Thomson.
https://books.google.co.id/books?id=dTBdNwAACAAJ.
Copyright (c) 2021 Mersiana Varia Juita
International License.
